Privacyverklaring

1.1 Over deze privacyverklaring

Herroepingsfunctie.nl biedt webshops een online functie waarmee consumenten een ontbindingsverklaring kunnen indienen, een ontvangstbewijs krijgen en de webshop een kopie en overzicht ontvangt.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens worden verwerkt wanneer iemand:

• de openbare website Herroepingsfunctie.nl bezoekt;
• namens een webshop een account gebruikt;
• via een webshopformulier een ontbindingsverklaring indient;
• contact met ons opneemt.

1.2 Wie is waarvoor verantwoordelijk?

De privacyrol verschilt per verwerking.

Gegevens van consumenten in een ontbindingsverklaring

Voor persoonsgegevens in een ontbindingsverklaring is de aangesloten webshop in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke. De webshop bepaalt voor welk doel de verklaring wordt verwerkt, hoe de verklaring wordt beoordeeld en hoe de overeenkomst, retour en eventuele terugbetaling verder worden afgehandeld.

MarketingCollega B.V. verwerkt deze gegevens via Herroepingsfunctie.nl namens de webshop en is voor deze verwerking verwerker. Met aangesloten webshops sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Op ieder openbaar formulier wordt vermeld voor welke webshop de verklaring bestemd is. Vragen over de inhoudelijke behandeling van een verklaring of over privacyrechten met betrekking tot die verklaring kunnen het beste rechtstreeks aan de betreffende webshop worden gesteld.

Eigen verwerkingen door MarketingCollega B.V.

MarketingCollega B.V. is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor onder meer:

• het aanmaken, beveiligen en beheren van webshopaccounts;
• het sluiten en administreren van overeenkomsten;
• ondersteuning en communicatie met webshops;
• beveiliging, misbruikpreventie en technisch beheer van Herroepingsfunctie.nl;
• de eigen bedrijfs- en wettelijke administratie.

Voor vragen over deze eigen verwerkingen kan contact worden opgenomen via info@herroepingsfunctie.nl.

1.3 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Van webshopgebruikers

Afhankelijk van het gebruik verwerken wij:

• het e-mailadres waarmee wordt ingelogd;
• bedrijfsnaam en website van de webshop;
• het e-mailadres waarop de webshop meldingen wil ontvangen;
• een aangevraagd nieuw meldingsadres, de verificatiestatus en noodzakelijke gegevens om de adresbevestiging veilig af te handelen;
• een privacycontact en/of link naar de privacyverklaring van de webshop;
• account-, activatie- en Founding-gegevens;
• geaccepteerde versies van de algemene voorwaarden en verwerkersovereenkomst, met datum en tijd;
• communicatie met onze ondersteuning;
• noodzakelijke technische en beveiligingsgegevens.

Van consumenten die een verklaring indienen

Wij verwerken namens de betreffende webshop:

• naam;
• e-mailadres;
• bestel- of contractnummer;
• de vaste tekst van de ontbindingsverklaring;
• datum en tijd van indiening;
• een uniek ontvangstnummer;
• een technisch identificatienummer waarmee dubbele verzending wordt voorkomen;
• een momentopname van de naam van de webshop en de gebruikte verklaringstekst;
• aflever- en foutgegevens van de bevestigingsmails;
• de werkstatus en eventuele interne notitie die de webshop in het dashboard toevoegt.

Een reden voor de ontbinding is niet nodig en wordt in het openbare formulier niet gevraagd.

Beveiligingsgegevens

Om geautomatiseerd misbruik tegen te gaan, verwerken wij tijdelijk gepseudonimiseerde rate-limitgegevens. Hiervoor worden onder meer een technisch afgeleide hash en het moment van een verzoek opgeslagen. De volledige IP-adressen en user-agents worden niet bij de ontbindingsverklaring opgeslagen.

Voor Cloudflare Turnstile kunnen beveiligingssignalen worden verwerkt, zoals IP-adres, user-agentinformatie, browser- en verbindingssignalen, de bezochte hostname en het resultaat van de botcontrole. Cloudflare kan hierbij ook strikt noodzakelijke opslag op het apparaat gebruiken.

Bij verificatie van een meldingsadres verwerken wij het aangevraagde e-mailadres, shop-ID, aanvraag- en vervaltijdstippen, gebruiksstatus en uitsluitend een SHA-256-hash van het eenmalige verificatietoken. Het ruwe token wordt niet in de database opgeslagen.

Gegevens in de browser

De website gebruikt alleen functionele browseropslag:

• sessieopslag om een nog niet afgerond consumentenformulier na een herlaadactie te herstellen en dubbele inzendingen te voorkomen;
• lokale opslag voor de beveiligde inlogsessie van een webshop;
• lokale opslag voor een optionele referentiecode en een door de gebruiker bijgehouden installatiechecklist.

De hosting- en beveiligingsketen kan daarnaast strikt noodzakelijke cookies plaatsen, waaronder __cf_bm voor Cloudflare-botbescherming en __dpl voor de technische aflevering van de gepubliceerde website. Deze cookies worden niet voor advertenties of cross-site marketing gebruikt en blijven niet langer aanwezig dan technisch nodig volgens de configuratie van de betreffende leverancier.

Wij gebruiken momenteel geen advertentiecookies, marketingpixels of externe marketinganalytics.

1.4 Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wanneer wij verwerker zijn

Ontbindingsverklaringen worden verwerkt om namens de betreffende webshop:

• de verklaring veilig te ontvangen;
• een ontvangstbewijs te maken;
• de consument en webshop een overeenkomende bevestiging te sturen;
• de verklaring in het webshopdashboard beschikbaar te maken;
• interne opvolging, zoeken, printen en export mogelijk te maken;
• dubbele verzending en technisch misbruik te voorkomen.

De webshop bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke de toepasselijke grondslag. Herroepingsfunctie.nl vraagt de consument daarom niet om toestemming voor de privacyverklaring.

Wanneer wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn

Voor onze eigen verwerkingen gebruiken wij de volgende doelen en grondslagen:

• account, authenticatie en uitvoering van de dienst: uitvoering van de overeenkomst wanneer de gebruiker zelf partij is, en anders ons gerechtvaardigde belang om de zakelijke overeenkomst met de Webshop uit te voeren;
• ondersteuning en zakelijke communicatie: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigde belang om vragen te beantwoorden en de dienst te beheren;
• beveiliging, fraudepreventie en misbruikbestrijding: ons gerechtvaardigde belang bij een veilige, betrouwbare en beschikbare dienst voor alle gebruikers;
• verificatie van het meldingsadres: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigde belang om te voorkomen dat Verklaringen naar een onbevoegd of onjuist adres worden gestuurd;
• contractacceptatie en rechtsvorderingen: ons gerechtvaardigde belang om afspraken en handelingen te kunnen aantonen en onze rechtspositie te beschermen;
• fiscale en andere wettelijk verplichte administratie: het voldoen aan een wettelijke verplichting.

Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang baseren, wegen wij dit belang af tegen de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkenen.

1.5 Welke gegevens zijn verplicht?

Voor een ontbindingsverklaring zijn naam, e-mailadres en bestel- of contractnummer nodig. Zonder deze gegevens kan de verklaring niet via Herroepingsfunctie.nl worden ingediend en kan geen persoonlijk ontvangstbewijs worden gemaakt.

Een consument kan mogelijk ook op andere geldige manieren bij de webshop ontbinden. De webshop blijft verantwoordelijk voor het aanbieden en behandelen van de wettelijk toegestane routes.

Voor een webshopaccount zijn minimaal een geldig e-mailadres en de noodzakelijke webshopgegevens nodig. Zonder volledige instellingen en acceptatie van de toepasselijke zakelijke afspraken kan de openbare functie niet worden geactiveerd.

1.6 Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor de dienst, op instructie van de webshop, om aan een wettelijke verplichting te voldoen of om onze rechten te beschermen.

Daarbij kunnen de volgende categorieën ontvangers betrokken zijn:

• de webshop waarvoor de consument de verklaring indient;
• Lovable voor hosting, applicatie-infrastructuur en technische koppelingen;
• Supabase voor database, authenticatie en backendfunctionaliteit;
• Resend voor het afleveren van e-mails;
• Cloudflare voor Turnstile-botbescherming;
• Antagonist voor de hosting van onze e-mailmailbox;
• professionele adviseurs, toezichthouders of bevoegde autoriteiten wanneer dat noodzakelijk is.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij passende verwerkersafspraken. Een actuele lijst van de belangrijkste subverwerkers is opgenomen bij onze verwerkersovereenkomst.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken de inhoud van ontbindingsverklaringen niet voor advertenties of het trainen van eigen AI-modellen.

1.7 Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, waaronder in de Verenigde Staten. Wanneer dat gebeurt, gebruiken wij de waarborgen die de AVG daarvoor toestaat, zoals een adequaatheidsbesluit, deelname aan het EU-U.S. Data Privacy Framework of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

1.8 Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verkregen. Als uitgangspunt gelden de volgende termijnen:

• ontbindingsverklaringen, ontvangstbewijzen, interne notities en bijbehorende aflevergegevens: maximaal 24 maanden na indiening, tenzij eerder een geldige verwijderinstructie van de webshop wordt uitgevoerd of een andere rechtmatige instructie geldt;
• tijdelijke rate-limitgegevens: maximaal 24 uur;
• gebruikte, verlopen of vervangen meldingsadresverificatierecords: maximaal 30 dagen nadat zij niet meer geldig zijn;
• technische foutdetails: maximaal 90 dagen, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor de behandeling van een concreet beveiligingsincident;
• operationele webshopaccountgegevens: gedurende de overeenkomst en maximaal 30 dagen na beëindiging, voor zover geen langere bewaring nodig is;
• bewijs van contractacceptatie en noodzakelijke contractadministratie: maximaal vijf jaar na beëindiging;
• gegevens die onderdeel zijn van de fiscale administratie: gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn.

Bij beëindiging krijgt de webshop gelegenheid haar gegevens te exporteren. Daarna verwijderen of anonimiseren wij de operationele accountgegevens uiterlijk binnen 30 dagen na beëindiging, volgens de verwerkersovereenkomst. Het verwijderen van een account betekent niet dat ieder juridisch bewijs direct verdwijnt: noodzakelijk bewijs van contractacceptatie, bewijs van contractbeëindiging, gegevens die onder een legal hold vallen en wettelijk verplichte administratie kunnen beperkt langer worden bewaard, uitsluitend voor dat doel. Gegevens in beveiligde back-ups worden niet regulier gebruikt en verdwijnen volgens de technisch geldende overschrijfcyclus.

1.9 Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Daaronder vallen, voor zover toepasselijk:

• versleutelde verbindingen;
• beveiligde inloglinks zonder afzonderlijk wachtwoord;
• toegangsbeperking per webshop;
• scheiding tussen publieke en beheerfuncties;
• serverzijdige opslag van geheime sleutels;
• botbescherming en rate limiting;
• validatie van invoer;
• onveranderlijke bewijsvelden voor ingediende verklaringen;
• gecontroleerde en herhaalbare e-mailverzending;
• periodieke updates, tests en monitoring.

Geen enkele beveiligingsmaatregel kan alle risico’s volledig uitsluiten.

1.10 Privacyrechten

Een betrokkene kan, afhankelijk van de situatie, verzoeken om:

• inzage;
• correctie;
• verwijdering;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid;
• bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Verzoeken over een ontbindingsverklaring

De betreffende webshop is hiervoor in beginsel het eerste aanspreekpunt, ook wanneer een consument verwijdering van een ontbindingsverklaring wil. Wanneer een verzoek bij Herroepingsfunctie.nl binnenkomt, kunnen wij het verzoek doorsturen naar de webshop en de webshop technisch ondersteunen bij de afhandeling.

Verzoeken over een webshopaccount of onze eigen administratie

Deze kunnen worden gestuurd naar info@herroepingsfunctie.nl. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren.

Beëindiging en verwijdering van een webshopaccount

Een verzoek tot beëindiging en verwijdering van een webshopaccount kan worden gestuurd naar info@herroepingsfunctie.nl. Wij controleren eerst de identiteit en bevoegdheid van de aanvrager, bij voorkeur aan de hand van het actuele inlogadres. Het verzoek wordt handmatig en in beginsel binnen één maand behandeld. Voorafgaand aan de verwijdering kan de webshop haar gegevens exporteren.

Behandeltermijn

Wij behandelen een privacyverzoek in beginsel binnen één maand na ontvangst. Wanneer een wettelijk toegestane verlenging van die termijn nodig is, melden wij dat binnen de eerste maand, met de reden daarvoor.

Een betrokkene heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

1.11 Geautomatiseerde besluitvorming

Herroepingsfunctie.nl neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of een persoon anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Beveiligingsmaatregelen kunnen een verzoek tijdelijk blokkeren wanneer een technische limiet wordt overschreden of een botcontrole niet slaagt. De inhoudelijke geldigheid en verdere behandeling van een verklaring worden door de webshop beoordeeld.

1.12 Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienst, wetgeving of gebruikte leveranciers wijzigen. Op de website staat steeds de actuele versie met een versienummer. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij aangesloten webshops op een passende manier.